Повышение эффективности управления компаниями и холдингами требует качественного сопровождения бизнес-процессов с целью их ускорения, большей прозрачности, обеспечения лиц, принимающих решения, полной, своевременной и достоверной информацией.
Внедрение систем управления класса Enterprise Content Management (ECM) дает возможность охватить огромный объем знаний, которые требуется совместно использовать, хранить и поддерживать. Автоматизация документооборота на базе платформы IBM FileNet обеспечит рационализацию и оптимизацию процессов обработки документов, предоставит механизмы контроля исполнения документов на различных уровнях организационной структуры компании или холдинга и тем самым позволит регламентировать бизнес-процессы, повысить экономическую эффективность и конкурентоспособность предприятий.
Когда нужны консультанты
Внедрение систем класса ECM необходимо для повышения качества и эффективности документальных процессов, сокращения временных критериев при работе с информацией, защиты информации от потери или утечки. Опыт построения систем электронного документооборота и знание предметной области позволяют реализовывать широкий спектр задач:
- организационно-распорядительный документооборот:
- автоматизация процессов подготовки и согласования приказов и распоряжений;
- протоколы и повестки заседаний и оперативных совещаний;
- входящая корреспонденция – регистрация, рассылка адресатам, наложение резолюций и контроль их исполнения;
- исходящая корреспонденция;
- внутренняя документация – служебные записки, пояснительные записки, заявки (на технику, на оборудование рабочего места и т.п.);
- формирование необходимой контрольной и статистической отчетности в различных разрезах (по периоду времени, по подразделениям, по конкретным сотрудникам);
- построение электронных номенклатур дел
- финансовый документооборот:
- обеспечение процесса согласования договоров с контрагентами и субподрядчиками;
- автоматизация процессов согласования актов, счетов, счетов-фактур;
- автоматизированный контроль сроков согласования и утверждения договорной документации;
- интеграция с учетными и ERP-системами для обеспечения ссылочной целостности информации о финансовых документах;
- подготовка копий первичной финансовой документации и реестров документов для передачи в контролирующие органы по ключевым критериям,
- автоматизация процессов кадрового делопроизводства;
- построение защищенных корпоративных архивов документов и баз знаний и управление ими:
- интеграция с системами потокового сканирования, распознавания и атрибутирования;
- штрих-кодирование оригиналов документов и формирование информационных карт документов для обеспечения быстрого поиска документов в хранилище;
- построение распределенных хранилищ данных для обеспечения доступа к корпоративной информации из удаленных филиалов и офисов компании,
- управление проектами и технической документацией в ходе реализации консалтинговых и ИТ-проектов, обеспечение взаимодействия проектных групп
- управление проектно-конструкторской документацией:
- интеграция с PLM-, PDM- и CAD-системами;
- обеспечение коллективной работы при согласовании и разработке технической документации и чертежей;
- управление комплектами проектной документации, интеграция с ГИС-системами и привязка документов к объектам геоинформационных данных, публикация на порталах принятия решений.
- В рамках работ по внедрению систем электронного документооборота (СЭД) специалисты ОТР проводят проектное обследование документальных процессов для формирования предложений по реинжинирингу и упрощению существующих бизнес-процессов и подготовки соответствующей регламентной документации. В ходе реализации проектов консультанты помогают произвести необходимые организационные, методологические и регламентные изменения для обеспечения успешного внедрения СЭД.
Ценность для клиента
- Внедрение решений по электронному документообороту на базе платформы IBM FileNet позволит решить ряд ключевых задач:
- создание единого архива для обеспечения надежного хранения и эффективного поиска электронных копий документов;
- сокращение времени поиска документов за счет предоставления сотрудникам средств атрибутивного и полнотекстового поиска в электронном хранилище документов;
- повышение оперативности подготовки установленной делопроизводственной, контрольной и статистической отчетности за конкретные периоды времени;
- ускорение процессов согласования документов внутри компании или холдинга за счет автоматизации регламентированных бизнес-процессов и эффективной организации процесса согласования;
- реализация механизмов разграничения доступа к корпоративной базе знаний документов на основе организационно-штатной структуры компании;
- предоставление всех необходимых технологий для обеспечения безопасности, соответствия установленным нормативным требованиям и эффективного хранения информационных активов;
- исключение необходимости дублирования бумажных документов;
- обеспечение сквозных процессов подготовки документации на территориально удаленных предприятиях и в филиалах;
- снижение общего объема бумажного документооборота и соответствующих затрат за счет внедрения безбумажных технологий обработки и рассылки документов;
- унификация и стандартизация процессов документооборота компании или холдинга.
Наши преимущества:
- ОТР является Партнером линейке продуктов IBM FileNet;
- устоявшаяся методология внедрения СЭД на базе технологий IBM FileNet, основанная на опыте построения систем электронного документооборота в крупнейших российских компаниях;
- предоставление полного комплекса услуг, построение автоматизированных систем «под ключ»;
- наличие квалифицированных специалистов, обладающих большим опытом внедрения систем электронного документооборота на базе IBM FileNet, EMC Documentum, Alfresco.
ПОДЕЛИТЬСЯ НОВОСТЬЮ
