ECM-системы

ECM-системы (Enterprise Content Management) – корпоративные системы документооборота или управления контентом.

Обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами и позволяют провести комплексную автоматизацию бизнес-процессов организации.

ECM-система позволяет:

Эффективно управлять документами (выписка, возврат, контроль версий, безопасность).

Работать с электронными образами бумажных документов.

Вести совместную работу над общими документами и поддерживать проектные работы.

Автоматизировать публикации и управлять динамическим контентом.

Создавать workflow для поддержания бизнес-процессов и назначения рабочих задач.

Осуществлять быстрый обмен документами между подразделениями разного уровня и территориальной принадлежности.

Узнайте больше о наших возможностях

Наш менеджер свяжется с Вами и ответит на вопросы. info@otr.ru

Состав прикладных ЕМС-решений

Автоматизация работы с документами

Возможности платформ ведущих вендоров (EMC Documentum, Alfresco) мы расширяем собственными прикладными решениями, адаптируя их под конкретную предметную область.

Наши системы обладают возможностью гибкой конфигурации, позволяют автоматизировать правила обработки бизнес-процессов и конструировать различные виды справочников и документов.

Автоматизация организационно-распорядительной деятельности
Автоматизация работы с договорной документацией
Автоматизация работы с финансово-бухгалтерскими документами
Автоматизация работы с проектной (технической) документацией

Автоматизация сканирования и распознавания первичной документации

Позволяет организовать электронный архив документов с распознанной атрибутивной информацией по каждому документу и осуществить автоматическую привязку содержимого к объектам в учетной системе.

Этапы обработки первичной документации:

Поточное сканирование бумажных копий документов вручную.
Классификация отсканированных документов по заданным шаблонам.
Автоматическое распознавание документа.
Автоматическая валидация распознанных атрибутов.
Экспорт распознанного содержания и образа документа в электронное хранилище.
Связь электронных образов первичных документов с объектами учетной системы.

Построение защищенных корпоративных архивов

Создание электронного хранилища отсканированных копий бумажных документов.

При внесении нового документа система предложит распечатать информационную карту или нанести на оригинал документа штрих-код с уникальным идентификатором документа в системе, по которому его можно быстро найти.

Доступ к документам в электронном архиве строго регламентируется и утверждается соответствующей службой вашей организации. Получить документы из архива можно только через согласование всех заинтересованных лиц с обязательным визированием в системе.

Интеграция с учетными системами

Создание единой информационной среды компании решает задачи:

оперативного доступа к электронному хранилищу первичных документов;
интеграции бизнес-процессов в учетной системе с бизнес-процессами в ECM-системе;
передачи атрибутивной информации с отсканированных копий документов в учетную систему;
интеграции со справочниками учетной системы.
Интеграция позволяет обеспечить ссылочную целостность информации о финансовых документах в каждой из систем, а также создает единое управление финансовой информацией предприятия.

Управление публикацией информации на корпоративных порталах и сайтах

Портал - единая среда доступа в корпоративную систему, так как основная функциональность выносится в портлеты.
Распределение ролей при публикациях на корпоративных порталах и сайтах: автор, дизайнер, программист, технический администратор.

Информационная безопасность

ECM-система включает в себя множество документов компании, поэтому важно защитить ее как от внешнего проникновения, так и от внутренних нарушений.

Информационная безопасность обеспечивается на уровне корпоративной платформы управления документами:

автоматической сменой прав доступа в течение процесса обработки документа.
логированием действий пользователя в системном журнале.
шифрованием данных.
электронной подписью.

Этапы внедрения ECM-системы

Обследование автоматизируемых бизнес-процессов для выявления типов документов, маршрутов их обработки, групп пользователей и др.
Разработка технического задания.
Разработка технического проекта.
Разработка ПО.
Установка системы в пилотном варианте (в 2-3 филиалах или подразделениях).
Проведение обучения пользователей и администраторов системы.
Тиражирование системы на всю организацию, передача в опытно-промышленную эксплуатацию.
Консультирование Ваших специалистов в течение всего проекта.